Tampilan
Payroll — konsepnya
Lima ide ini menjelaskan hampir semua hal di menu Payroll. Membacanya sekali akan menghemat banyak kebingungan.
1. Perusahaan merakit sendiri komponen gajinya
Sistem tidak memaksa daftar tunjangan tertentu. Perusahaan membuat sendiri komponennya: Gaji Pokok, Tunjangan Jabatan, Tunjangan Transport, Uang Makan, Potongan Koperasi — apa pun yang dipakai perusahaan Anda.
Setiap komponen punya sekumpulan saklar yang memberi tahu sistem cara memperlakukannya:
| Saklar | Artinya kalau dinyalakan |
|---|---|
| Objek pajak penghasilan | Komponen ini kena PPh 21 |
| Masuk dasar iuran BPJS | Ikut dihitung saat menentukan iuran BPJS |
| Masuk dasar THR | Ikut dihitung saat menentukan besaran THR |
| Masuk upah sebulan untuk lembur | Ikut dihitung saat menentukan tarif lembur per jam |
| Tunjangan tetap | Dipakai memeriksa aturan proporsi gaji pokok |
| Diprorata untuk bulan sebagian | Dipotong proporsional bila karyawan masuk atau keluar tengah bulan |
Saklar ini menentukan gaji semua orang
Satu saja keliru — misalnya lupa mencentang "objek pajak" pada sebuah tunjangan — dan pajak seluruh karyawan ikut salah.
Periksa dua kali saat membuat komponen baru, dan periksa lagi sebelum run pertama yang memakainya.
2. Katalog berbeda dari penetapan
| Komponen Gaji (katalog) | Data Gaji Karyawan (penetapan) | |
|---|---|---|
| Menjawab | Komponen apa yang bisa dibayarkan perusahaan | Komponen apa yang benar-benar diterima si A, berapa |
| Contoh | "Perusahaan punya komponen Tunjangan Transport" | "Budi dapat Tunjangan Transport Rp 500.000 per bulan" |
Membuat komponen di katalog tidak membayar siapa pun. Komponen harus ditetapkan ke karyawan lebih dulu.
3. "Berlaku sejak" menjaga slip lama tetap benar
Setiap penetapan komponen punya tanggal berlaku sejak.
Kalau Budi naik gaji per 1 Juli, slip bulan Juni yang dihitung ulang tetap memakai gaji lama. Tanpa tanggal ini, menghitung ulang periode lama akan diam-diam menulis ulang sejarah.
Jangan mengedit nominal lama saat memberi kenaikan
Tambahkan penetapan baru dengan tanggal berlaku yang benar.
Mengubah angka pada penetapan lama akan mengubah slip yang sudah terbit bila periode itu kelak dihitung ulang.
4. Satu "run" menghasilkan banyak slip
Satu kali proses penggajian disebut run. Satu run menghasilkan slip gaji untuk banyak karyawan sekaligus.
| Jenis run | Untuk apa |
|---|---|
| Reguler | Gaji bulanan |
| THR | Tunjangan hari raya |
| Bonus | Bonus dan insentif |
Ketiganya bisa hidup berdampingan di bulan yang sama. Di bulan Maret Anda bisa punya run gaji Maret dan run THR Maret sekaligus, terpisah rapi, masing-masing dengan slipnya sendiri.
5. Empat status, dan kenapa tidak langsung bayar
| Status | Artinya | Karyawan bisa lihat? |
|---|---|---|
| Draft | Masih dihitung-hitung, boleh diulang sesering apa pun | Tidak |
| Review | Sudah diajukan, menunggu diperiksa orang lain | Tidak |
| Disetujui | Sudah diperiksa dan disetujui | Belum |
| Final | Terkunci, slip gaji terbit | Ya |
Kenapa berlapis
Karena ini uang. Orang yang menghitung gaji tidak boleh menyetujui hitungannya sendiri — harus ada mata kedua.
Sistem menegakkannya: kalau Anda yang menghitung, tombol setujui akan menolak.
Run yang sudah final tidak bisa dibuka lagi
Uangnya sudah bergerak dan slipnya sudah terbit. Koreksi dicatat sebagai penyesuaian di periode berikutnya — sama seperti praktik akuntansi pada umumnya.
Dari mana angka slip berasal
Ini pertanyaan yang paling sering diajukan HR baru. Angka di slip bukan satu sumber, melainkan enam yang dijumlahkan saat run dihitung.
Artinya: absensi yang salah menghasilkan gaji yang salah, dan memperbaikinya harus dilakukan sebelum run difinalkan.
Halaman di menu ini
- Persiapan awal — sekali saja, sebelum run pertama
- Proses bulanan — rutinitas tiap periode
- THR, bonus, dan kasbon
- Rekap Gaji — berapa yang dibayar tahun ini, ke siapa
- Slip gaji — untuk karyawan