Persiapan awal

Tiga langkah yang dikerjakan sekali saja, sebelum run pertama. Setelah ini, rutinitas bulanan jauh lebih ringan.

Langkah 1 — Pengaturan Payroll

Isinya sudah terisi angka sesuai peraturan yang berlaku, jadi biasanya Anda hanya perlu memeriksa dan mengisi satu hal.

Yang ada di halaman ini:

• BPJS Kesehatan — persentase perusahaan dan karyawan, beserta plafonnya
• BPJS Ketenagakerjaan — jaminan hari tua, pensiun, kecelakaan kerja, kematian
• Pajak penghasilan — biaya jabatan, tambahan bagi yang tidak punya NPWP, tahun pajak
• Validasi — upah minimum, batas potongan, ambang peringatan perubahan gaji

Angka ditulis dalam basis point

400 berarti 4,00%; 5000 berarti 50%.

Ini supaya persentase pecahan seperti 3,7% bisa ditulis persis (370) tanpa pembulatan. Mengisi 4 di kolom yang mengharapkan 400 akan menghasilkan iuran seperseratus dari seharusnya.

Yang wajib Anda isi sendiri: upah minimum

Isi sesuai daerah perusahaan Anda. Kalau dibiarkan nol, pemeriksaan upah minimum tidak berjalan sama sekali — dan gaji di bawah UMP akan lolos tanpa peringatan.

Tabel tarif pajak tidak ada di halaman ini, dan itu disengaja: keduanya konstanta nasional. Bila tarif nasional berubah, itu diperbarui lewat pembaruan aplikasi, bukan diketik ulang oleh tiap perusahaan.

Langkah 2 — Komponen Gaji

Buat katalog komponen yang dipakai perusahaan Anda.

Kolom	Penjelasan
Kode	Pengenal singkat, muncul di laporan
Nama	Yang dilihat karyawan di slip, misalnya "Gaji Pokok"
Jenis	Pendapatan (menambah) atau potongan (mengurangi)
Kategori	Gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan sebagainya
Urutan di slip	Angka kecil tampil lebih dulu
Nominal bawaan	Boleh nol — nominal per orang diatur di langkah 3
Saklar perlakuan	Enam saklar yang menentukan perlakuan pajak, BPJS, THR, dan lembur

Contoh pengaturan yang lazim

Komponen	Objek pajak	Dasar BPJS	Dasar THR	Upah lembur	Tunjangan tetap	Prorata
Gaji Pokok	✅	✅	✅	✅	❌	✅
Tunjangan Jabatan	✅	✅	✅	✅	✅	✅
Tunjangan Transport harian	✅	❌	❌	❌	❌	✅
Uang Makan harian	✅	❌	❌	❌	❌	✅

Perhatikan polanya

Tunjangan yang dibayar per hari kehadiran biasanya tidak masuk dasar BPJS, THR, maupun lembur — karena besarannya memang tidak tetap.

Kalau ragu pada sebuah komponen, tanyakan: "kalau bulan ini dia cuti dua minggu, apakah komponen ini tetap penuh?" Kalau tidak, kemungkinan besar ia tidak masuk dasar-dasar itu.

Mengubah atau menghapus komponen selalu meminta konfirmasi, karena dampaknya kena ke semua karyawan yang memakainya.

Langkah 3 — Data Gaji Karyawan

Cari nama karyawan, klik barisnya. Ada dua bagian.

A. Komponen gaji orang ini

Tambahkan komponen dari katalog, isi nominal per bulan untuk orang itu, dan tanggal berlaku sejak.

Kenapa tanggal itu penting →

B. Profil pajak dan BPJS orang ini

Kolom	Penjelasan
Status tanggungan	Menentukan tarif pajaknya — status kawin dan jumlah tanggungan
Metode pajak	Gross, gross-up, atau nett
Punya NPWP	Kalau tidak punya, pajaknya lebih tinggi sesuai ketentuan
Program BPJS	Centang program yang diikuti
Dasar iuran BPJS	Gaji aktual, upah minimum daerah, atau nominal khusus
Kelas risiko kecelakaan kerja	Sesuai jenis pekerjaan
Jumlah anggota keluarga	Memengaruhi premi kesehatan
Rekening bank	Untuk pembayaran
Berhak lembur / THR	Matikan untuk jabatan yang dikecualikan
Dasar prorata	Hari kalender atau hari kerja

Tiga metode pajak — bedanya apa

Metode	Siapa menanggung pajak	Efek ke karyawan
Gross	Karyawan	Gaji diterima berkurang sebesar pajak
Gross-up	Perusahaan, lewat tunjangan pajak	Gaji diterima utuh; tunjangan pajaknya sendiri ikut kena pajak
Nett	Perusahaan, langsung	Gaji diterima utuh; tidak dihitung sebagai penghasilan karyawan

Gross adalah yang paling umum. Gross-up lazim untuk level manajerial. Nett sering dipakai untuk tenaga kerja asing.

Kenapa ada pilihan dasar BPJS "upah minimum"

Banyak perusahaan di Indonesia mendaftarkan karyawan ke BPJS berdasarkan upah minimum daerah, bukan gaji aktual. Karena praktiknya sangat umum, pilihannya disediakan per orang dan per kelompok program.