Pengaturan KPI

Halaman kecil dengan pengaruh paling luas di seluruh menu KPI: ia menentukan bagaimana angka berubah menjadi grade, untuk semua orang sekaligus.

Bisa diubah oleh Admin KPI dan Human Capital.

Yang diatur di sini

Bagian	Menentukan
Bobot dua bagian penilaian	Seberapa besar porsi pencapaian dibanding porsi perilaku
Ambang grade	Skor berapa yang menjadi batas bawah tiap grade
Ambang skor pencapaian	Persentase pencapaian yang menentukan skor 1–5 tiap indikator
Poin penyesuaian	Nilai bawaan tiap jenis penyesuaian tahunan
Kriteria perilaku	Kriteria apa saja yang dinilai atasan, dan bobot masing-masing — terpisah untuk jenjang pimpinan dan staf
Kurva distribusi grade	Sebaran grade yang diharapkan tiap kelompok kalibrasi
Minimal anggota kelompok	Kapan sebuah kelompok terlalu kecil untuk dikurvakan

Bobot: dua angka yang harus berjumlah seratus

Penilaian terdiri dari dua bagian: pencapaian (realisasi terhadap target) dan perilaku (dinilai atasan). Bobot keduanya diisi dalam persen.

Totalnya harus tepat seratus. Bila tidak, penyimpanan ditolak — bukan dibulatkan diam-diam, karena pembulatan diam-diam berarti tidak ada yang tahu bobot sebenarnya yang dipakai.

Kenapa persen yang Anda ketik disimpan sebagai angka yang jauh lebih besar

Bobot disimpan dalam satuan seperseratus persen, supaya pecahan seperti 12,5% tersimpan tepat tanpa dibulatkan.

Anda tetap mengisi dalam persen; sistem yang mengubahnya. Angka besar yang sesekali muncul di layar teknis bukan kesalahan.

Ambang grade: urutannya harus menurun

Tiap grade punya batas bawah. Aturannya satu: tiap ambang harus lebih kecil dari ambang di atasnya.

Bila urutannya tidak menurun, penyimpanan ditolak. Ambang yang saling menyilang membuat sebagian rentang skor tidak memiliki grade sama sekali, atau memiliki dua grade sekaligus — dan keduanya tidak bisa diperbaiki belakangan tanpa menghitung ulang semua orang.

Ambang skor pencapaian: kapan pencapaian menjadi skor 5, 4, 3, atau 2

Tiap indikator yang diisi karyawan dibandingkan dengan targetnya, menghasilkan persentase pencapaian. Persentase ini lalu diterjemahkan menjadi skor 1 sampai 5 — dan halaman ini menentukan di persentase berapa skor itu berpindah, beserta rentang pencapaian yang dianggap valid (batas bawah dan atasnya).

Nilai skornya sendiri (5, 4, 3, 2, 1) tidak bisa diubah — yang bisa diatur hanya ambang persennya.

Aturannya sama seperti ambang grade: harus menurun, dari ambang skor tertinggi ke terendah, sampai ke batas bawah pencapaian. Batas atas pencapaian juga tidak boleh lebih rendah dari ambang skor tertinggi.

Poin penyesuaian

Nilai bawaan untuk tiap jenis penyesuaian tahunan. Ia dipakai saat kolom poin dikosongkan sewaktu penyesuaian dibuat, sehingga jenis yang sama tidak bernilai berbeda-beda hanya karena diisi orang yang berbeda.

Mengisinya di sini tidak mengubah penyesuaian yang sudah terlanjur dibuat.

Kapan halaman ini boleh disentuh

Mengubah bobot atau ambang di tengah kuartal berjalan menggeser grade semua orang sekaligus

Tidak ada yang berubah pada realisasi siapa pun — yang berubah adalah cara angkanya diterjemahkan menjadi grade. Seseorang yang kemarin mendapat B bisa mendapat C hari ini tanpa mengerjakan apa pun secara berbeda.

Lakukan sebelum kuartal diaktifkan, atau setelah kuartal ditutup. Jangan di antaranya.

Kalau sebuah perubahan memang tidak bisa ditunda, umumkan lebih dulu kepada peserta beserta alasannya. Grade yang berubah tanpa penjelasan akan dibaca sebagai kesalahan sistem, dan sesudah itu tidak ada angka di menu ini yang masih dipercaya.

Kalau penyimpanan ditolak

Pesan	Sebabnya	Perbaikannya
Bobot tidak berjumlah seratus persen	Dua bobot penilaian tidak pas seratus	Perbaiki salah satunya sampai totalnya tepat
Ambang grade tidak menurun	Ada ambang yang tidak lebih kecil dari ambang di atasnya	Urutkan ulang dari yang tertinggi ke terendah
Ambang skor pencapaian tidak menurun	Ada ambang skor yang tidak lebih kecil dari ambang di atasnya, atau batas atas pencapaian lebih rendah dari ambang skor tertinggi	Urutkan ulang dari yang tertinggi ke terendah

Daftar lengkapnya ada di Arti tiap pesan.

Kriteria perilaku

Kriteria yang dinilai atasan bukan daftar tetap. Anda bisa mengganti namanya, mengubah bobotnya, menambah, atau menghapus — terpisah untuk jenjang pimpinan dan jenjang staf, karena yang pantas dinilai pada keduanya memang berbeda.

Bobot tiap jenjang harus berjumlah seratus persen.

Mengubah kriteria tidak mengubah penilaian yang sedang berjalan

Scorecard yang sudah dibuat menyimpan kriterianya sendiri saat dibuat. Perubahan di sini hanya berlaku untuk penilaian yang didaftarkan sesudahnya — sama seperti mengubah alur persetujuan tidak mengalihkan pengajuan yang sudah berjalan.

Kurva distribusi grade

Saat kalibrasi tahunan, tiap kelompok dibandingkan terhadap sebuah baris distribusi: berapa persen anggotanya yang diharapkan mendapat tiap grade. Ada lima baris, dipakai menurut seberapa baik kinerja kelompok itu secara keseluruhan.

Persentase di setiap baris bisa Anda ubah. Tiap baris harus berjumlah tepat seratus persen — bila tidak, penyimpanan ditolak.

Ambang grade ikut menentukan baris mana yang dipakai

Baris mana yang berlaku untuk sebuah kelompok dihitung dari rata-rata nilai kelompok itu dibanding ambang grade di atas.

Jadi menggeser ambang grade ikut menggeser kurva yang berlaku, walaupun Anda tidak menyentuh tabel distribusinya sama sekali.

Minimal anggota kelompok

Kelompok yang anggotanya lebih sedikit dari angka ini digabungkan ke kelompok tingkat organisasi. Bila setelah digabung pun masih kurang, kurva tidak diterapkan sama sekali dan grade asli dipakai apa adanya.

Kenapa kelompok kecil tidak dikurvakan

Sebuah kurva menggambarkan sebaran. Memaksakannya pada segelintir orang tidak menghasilkan sebaran, hanya pembulatan — satu orang sendirian akan selalu mendarat di grade tengah, berapa pun nilai yang ia capai.

Menghitung apa adanya lebih jujur daripada menghitung dengan cara yang kebetulan menghasilkan angka.