Menyiapkan program KPI
Halaman Program & Template, untuk admin KPI. Kerjakan berurutan.
1. Buat program
Satu program mewakili satu tahun penilaian. Di dalamnya ada empat periode kuartalan.
2. Buat template unit
Satu template adalah satu paket indikator untuk satu jenis unit.
| Field | Isinya |
|---|---|
| Kode unit | Singkatan unit |
| Nama template | Nama yang dikenali, misalnya "Template Cabang" |
Setelah template dibuat, panelnya menampilkan pemilih Departemen (bisa diubah selama program masih berstatus Draf). Menautkan sebuah departemen ke template ini membuat langkah Daftarkan peserta (langkah 4) memilih template ini untuk karyawan di departemen tersebut. Tanpa penautan, template tetap dibuat tapi tidak akan pernah terpakai — karyawan di departemen itu tetap menerima template korporat bawaan.
3. Tambah indikator
Untuk tiap template, tambahkan indikatornya satu per satu:
| Field | Isinya | Catatan |
|---|---|---|
| Nama indikator | Apa yang diukur | Tulis sebagai kalimat hasil, bukan aktivitas |
| Dimensi | Perspektif penilaiannya | Menentukan pengelompokan di dashboard |
| Satuan | Persen, rupiah, jumlah, hari | Menentukan cara realisasi ditampilkan |
| Bobot | Kontribusi indikator ini | Anda mengisi persen |
| Formula | Cara realisasi diubah jadi skor | Tampil di panduan dalam aplikasi |
| Target | Angka yang harus dicapai |
Tulis indikator sebagai hasil, bukan aktivitas
"Mengadakan 12 pelatihan" adalah aktivitas — ia terpenuhi meski tak seorang pun belajar apa pun.
"Tingkat kelulusan sertifikasi 85%" adalah hasil. Itu yang layak diukur.
Sub-indikator pelengkap
Sebagian ukuran — indikator pelaporan yang paling sering — sebenarnya terdiri dari satu ukuran utama plus satu ukuran pendamping yang lebih kecil. Tekan Pelengkap pada baris indikator (selama program masih draf), lalu isi namanya.
Keduanya berbagi satu bobot. Pelengkap mengambil 15% dari bobot indikator induknya, induknya menyimpan sisanya — indikator berbobot 20% yang diberi pelengkap menjadi 17% dan 3%. Total bobot template tidak berubah, jadi menambah pelengkap tidak akan membuat template gagal memenuhi syarat 100%. Angka 15% itu bisa Anda ubah antara 1% dan 50%.
Bobot pelengkap diatur dari induknya
Membuka sub-indikator pelengkap hanya menampilkan nama dan targetnya — bobotnya tidak bisa diketik di sana. Ubah dari indikator induknya: kolom bobot di sana berarti bobot gabungan keduanya, dengan satu kolom terpisah untuk porsi si pelengkap.
Menghapus pelengkap mengembalikan bobotnya ke induk; menghapus induk ikut menghapus pelengkapnya. Bagaimanapun, total template tetap utuh.
4. Terbitkan dan daftarkan peserta
Terbitkan mengunci template sehingga bisa dipakai. Daftarkan peserta membuat scorecard untuk tiap orang — inilah yang memindahkan scorecard ke tahap Draft. Tiap orang menerima template sesuai departemennya (langkah 2): kalau departemennya tertaut ke sebuah template unit, ia menerima indikator template itu; kalau tidak, ia menerima template korporat bawaan.
Terbitkan hanya setelah semua indikator dan bobot benar
Mengubah indikator setelah karyawan mulai mengisi realisasi akan membuat data mereka tidak sebanding satu sama lain — dan tidak ada cara merapikannya selain mengulang kuartal itu.
5. Penyesuaian tahunan
Catatan untuk poin tambahan atau pengurangan di luar perhitungan indikator.
| Field | Isinya |
|---|---|
| Karyawan | Siapa yang disesuaikan |
| Jenis | Kategori penyesuaian |
| Poin | Besar penyesuaian; kosongkan untuk memakai nilai bawaan jenisnya |
| Alasan | Isi selalu |
Alasan penyesuaian akan dibaca saat hasil dipertanyakan
Penyesuaian adalah satu-satunya tempat angka bisa bergerak di luar rumus. Kalau alasannya kosong, tidak ada yang bisa menjelaskannya beberapa bulan kemudian.
Poin untuk keterlambatan dan alpha (tanpa keterangan) tidak perlu dicatat satu per satu — tombol Sinkronkan dari Absensi menghitungnya otomatis dari data kehadiran karyawan sepanjang tahun program. Aman ditekan berkali-kali: jumlah kejadian yang berubah akan memperbarui catatannya, dan kejadian yang sudah tidak berlaku (misalnya setelah koreksi kehadiran) akan dihapus otomatis. Jenis penyesuaian lain — surat peringatan, tugas rangkap, tugas ad-hoc — tetap dicatat manual seperti biasa.
Pengaturan: bobot dan ambang grade
Halaman terpisah, bisa diubah admin KPI dan Human Capital.
| Field | Aturan |
|---|---|
| Bobot Form 1 dan Form 2 | Harus berjumlah tepat 100 |
| Ambang tiap grade | Harus menurun dari grade tertinggi ke terendah |
| Poin penyesuaian bawaan | Dipakai bila kolom poin dikosongkan |
Sistem menolak menyimpan bila bobotnya tidak berjumlah 100, atau ambangnya tidak menurun.
Jangan mengubah bobot atau ambang di tengah kuartal berjalan
Perubahannya menggeser grade semua orang sekaligus, termasuk yang scorecard-nya sudah lewat tahap review.
Lakukan sebelum kuartal aktif, atau setelah kuartal ditutup.